入館証の紛失に気付いた際、最も避けるべきは「見つかるかもしれない」と独力で探し回り、社内への報告を遅らせることです。悪意ある第三者に拾われた場合、社屋への不正侵入を許す決定的な引き金になります。発覚した瞬間から、次の3段階を速やかに実行してください。
まず行うべきは、社内の総務・情報システム部門およびビル管理室への即時連絡です。多くのビル入館証はICチップや磁気ストライプが組み込まれており、紛失したカードの固有IDを即座に特定できます。管理部門に一報を入れれば、セキュリティゲートの認証データベースから対象IDを即時無効化（ブラックリスト登録）し、不正な解錠を未然に防ぐことが可能です。
続いて、紛失経路の特定と現場捜索を行います。立ち寄ったカフェ、利用した交通機関（電車・バス・タクシー）、移動ルートの商業施設へ電話で問い合わせましょう。公共交通機関や路上で落とした可能性が高い場合は、最寄りの交番や警察署へ遺失届を提出します。この際発行される「受理番号」は、後述する社内手続きや再発行申請の際に提出を求められるケースが一般的です。
