日程重複を解消し、1社に絞り込んだ後の内定式の日程重複への対処法として最も重要なのは、「スピード」と「誠意を尽くした連絡手順」です。メール一本で済ませようとせず、必ず電話で第一報を入れるのがビジネス社会の鉄則です。
辞退連絡の基本ステップ
- 営業時間内に電話をかける：始業直後や昼休み、終業直前を避けた時間帯（10:00〜11:30、14:00〜16:30）に人事担当者へ直接連絡する。
- 明確かつ簡潔に辞退の意志を伝える：曖昧な表現を避け、他社への進路決定の旨を正直に伝える。
- 電話後に確認のメールを送信する：通話記録を残すとともに、改めて文章で謝罪と感謝の意を伝える。
【実践】内定式辞退の電話例文
担当者につながった際の具体的な会話スクリプトは以下の通りです。
就活生：「お世話になっております。内定をいただいております、〇〇大学の［氏名］と申します。採用担当の［担当者名］様はいらっしゃいますでしょうか」
担当者：「お電話代わりました、［担当者名］です」
就活生：「お忙しいところ恐れ入ります。本日は大変重要なご報告がありお電話いたしました。10月1日の内定式のご案内をいただいているところ、誠に勝手ながら、本日は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
担当者：「……理由を伺ってもよろしいですか？」
就活生：「はい。内定をいただいた後も自身の適性について深く熟考を重ねてまいりましたが、別の企業とのご縁を感じ、そちらの道へ進む決断をいたしました。これまで温かい評価をいただき、内定式のご準備を進めてくださっていた［社名］の皆様には、多大なるご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます」
担当者：「承知しました。非常に残念ですが、決断されたことですので手続きを進めます」
就活生：「本来であれば直接伺ってお詫びすべきところ、お電話でのご連絡となりました無礼を重ねてお許しください。これまで貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました」
万が一人事担当者が不在の場合は、戻り時間を確認して掛け直す旨を伝え、伝言だけで済ませないよう徹底してください。
