通夜や葬儀の受付、あるいは遺族と対面した際、直接口頭で伝える場合には「この度は誠にご愁傷様でございます」と述べるのが最も標準的で礼儀にかなった作法だ。話す際は声のトーンを落とし、語尾を抑え気味にして、相手に負担をかけない静かな態度を保つことが求められる。
遺族側としてこの言葉を受けた際の返答にも、一定のマナーが存在する。「恐れ入ります」「お気遣いいただき、ありがとうございます」といった控えめな感謝を述べるのが一般的だ。悲しみの渦中にいる遺族に対し、返答の負担を軽減させる配慮も周囲の参列者には求められる。
一方で、近年のデジタル化に伴い、ビジネスメールやLINEなどのテキスト媒体で訃報を受け取る機会が急増した。ここで注意すべきは、「ご愁傷様です」は基本的に「話し言葉（口頭表現）」として発展してきた点だ。文章でのお悔やみにおいては、「心よりお悔やみ申し上げます」や「謹んで哀悼の意を表します」といった書き言葉専用の表現に代用するのが、現代における最適なマナー基準である。
